Alacak Takip Sisteminiz Nasıl Olmalı?

Alacak tahsil yönetim sistemi etkin, planlı ve hızlı olmalıdır. Planlı ve etkin alacak takip sistemi nakit akışının daha hızlı olmasını sağlayacaktır. Nakit yönetiminin takibinde ve bilincinde olmalı ve buna uygun tahsilat stratejileri belirlenmelidir. İşletmelerin ödeme vadesi gelmiş, ödeme vadesi geçmiş ve tahsil kabiliyetini kaybetmiş alacaklarını anlık raporlayacak sistemlere ihtiyaçları vardır. Herkes borcunu zamanında ödese bu sistemlere hiç gerek kalmayacaktır ama işimizi takip ettiğimiz kadar alacaklarımızı da takip etmeliyiz. Bu yüzden, alacak takip sistemi oluştururken önemli olan ve dikkat etmeniz gereken birkaç noktayı bu yazıda bulabilirsiniz.

Alacak Takibi Sistemi – Borçlu Bilgileri

Borçlu hakkında tüm bilgileri tek ekranda görebiliyor musunuz?

Borçlu Adı – Soyadı yazıyor mu?

Borçlu e-mail adresini yazıyor mu?

Borçlu adres bilgisi yazıyor mu?

Borcun başlangıç tarihini biliyor musunuz?

Borcun sebebi (sözleşme, kaçak kullanım, sözleşmesiz kullanım, fatura borcu vb.) bunlardan biri mi?

Borçlu ile ofisinizden kim ya da kimler görüşüyor?

Borçlu cep telefonu numaralarını hızla görüntüleyebiliyor musunuz?

Güncel borç tutarını biliyor musunuz?

Size ödeme yaptığı son tarih nedir?

Alacak Takibi Sistemi – Borçlu Tipi

Alacaklı olduğumuz profili tanımak için aşağıdaki gibi borçlu tipleri oluşturmamız gerekiyor. Şahıslardan tahsilat yapmak bir o kadar kolayken, yabancı uyruklu kişilerden tahsilat yapmak bir o kadar güçtür. Sizin borçlu profiliniz hangileri?

Şahıs

Dernek

Yabancı Uyruklu

Şirket

Alacak Takibi Sistemi – Görüşme Sonuçları

Borçlu ile iletişim kuruluyor fakat neler görüşüldü merak ediyorsanız, aşağıdaki sorulara cevap veren bir sisteme sahip olmalısınız.

Borçlu ile son görüşmeyi ofisinizden kim yaptı?

Son görüşme notu nedir?

Son görüşme tarihi ne zaman?

Alacaklı olduğunuz kişiyi bir sonraki arama tarihiniz nedir?

Alacak Takibi Sistemi – Gelişme Notları

Görüşme sonucunda oraya çıkan sonuç nedir? Alacaklı olduğunuz kişi param yok mu diyor? Ben size 1 hafta içinde geri dönerim mi diyor? Arıyorsunuz ama ulaşamıyorsunuz tekrar mı arayacaksınız? Borçlunuz vefat mı etti? Ödeme sözü verdi ve ödemelerini düzgün mü yapıyor? Ödeme sözü ihlal edenler ne olacak? Aşağıda sizler için alacak takip sistemi oluştururken önemli olan gelişme sonuçlarını paylaşıyoruz.

“Tekrar Aranacak”

“Geri Dönecek”

“Bakiye İtiraz”

“Ödeme Red”

“Ödeme Sözü Alındı”

“Ödeme Sözü İhlali – Tekrar Aranacak”

“Vefat”

Alacak Takibi Sistemi – Dosya Yetkilisi – Alacaklı Listesi –

Birden fazla tahsildarınız var ve bu kişilerin performanslarını ölçebilmek adına borçluları dosya yetkililerine göre paylaştırmak isteyebilirsiniz. Dosya yetkilisi alacak listesini takip edebilmesi için aşağıdaki özelliklerde bir sisteme sahip mi?

Tek ekran da kaç adet borçlusu olduğunu görebiliyor mu?

Tek ekranda o gün araması gereken “Ödeme Sözü” ya da “Geri Dönecek” gelişme sonuçlarını filtreleyebiliyor mu?

Borç miktarına göre iletişim kurmak isttiyorsa en yüksek borç bakiyesini görebiliyor mu?

Sonraki arama tarihlerini aynı ekran içinde görebiliyor mu?

Alacak Takibi Sistemi – SMS Gönderimi

Ödeme yapmak isteyen borçlulara IBAN veya sözleşme numarasını eksiksiz paylaşmak istiyorsanız, iyi bir SMS sisteminizin olması gerekiyor.

[KURUM ADI]’a ilişkin borcunuzu [IBAN NO] nolu [BANKA ADI]’a ait IBAN hesabına açıklamaya [SÖZLEŞME NO] – [AD SOYAD] yazarak gönderebilirsiniz.

Ödeme sözü veren kişilere SMS ile hatırlatma yapabiliyor musunuz?

Ödeme Hatırlatması! Sn. Yetkili. Borç bakiyeniz [BORÇ TUTARI] olup, ödeme günü [ÖDEME SÖZÜ TARİHİ]’dir. Ödeme yapılmaması durumunda [YAPTIRIM] Detayli bilgi için [TELEFON NO] numaralı telefondan iletişime geçebilirsiniz.

SMS metinlerini herkes değiştirebiliyor mu?

Alacak Takip Sistemi – Borçlu Ziyareti

Telefon ile iletişim kuramıyorsanız, yollara düşmenin vakti geldi demektir. Umarım borçlularınız hala aynı adreste bulunuyorlardır.

Borçlu ile hangi adreste görüşüldü?

Kim görüştü?

Ziyaret tarihi ve saati?

Borçlu ile birebir görüşebildi mi?

Görüşme Sonucu ? (Olumlu/Olumsuz)

Alacak Takibi Sistemi – Raporlama

Günde kaç borçlu ile görüşüldü? Toplam görüşme süreniz ne kadar? Kaç adet ödeme sözü alındı? Gün içinde gerçekleşen ödeme sözü miktarı nedir?

Peki siz alacaklarınızı nasıl yönetiyorsunuz? Alacak takip sistemi çok farklı açılardan değerlendirilebilecek bir konu. O yüzden siz de görüşlerinizi aşağıdaki yorumlarda paylaşırsanız konuyu daha geniş bir açıdan hep beraber değerlendirebiliriz.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir